Administrateur du Bureau / Office Manager

À propos de l'entreprise

La KfW est active au Burkina Faso au nom du gouvernement fédéral allemand, représenté par le Ministère fédéral de la Coopération économique et du Développement (BMZ). L'organisation finance des actions de développement et des infrastructures, particulièrement dans les secteurs de l'agriculture, du développement rural, de l'eau et de l'assainissement, ainsi que de la décentralisation.

Description du poste

Nous recherchons un Administrateur du Bureau / Office Manager pour renforcer nos équipes à Ouagadougou. Vous serez basé(e) au Burkina Faso et travaillerez sous l'autorité de la Directrice du bureau de la KfW, sur la base d'un contrat régi par la législation du travail en vigueur au Burkina Faso.

Principales responsabilités

Gestion Administrative

• Assurer une bonne gestion du bureau selon les réglementations de la KfW
• Assurer le classement et l'archivage électronique et physique
• Distribuer la correspondance
• Assurer la qualité (forme et contenu) de la correspondance du bureau

Gestion des Ressources Humaines et Paie

• Suivre et contrôler les bulletins de salaires, paiements des IUTS et CNSS
• Coordonner le programme des chauffeurs et du personnel d'appui
• Établir le calcul des frais de mission pour les agents du bureau

Gestion des Opérations et Matériel

• Point focal IT et télécommunication
• Surveiller la bonne gestion des véhicules et des équipements du bureau
• Suivre les formalités douanières et les demandes d'exonération des impôts

Gestion Budgétaire et Comptable

• Gérer la comptabilité du bureau selon les procédures de la KfW
• Assurer les opérations de caisse, chéquier et banque
• Coordonner les achats pour le bureau
• Contrôler les factures et pièces justificatives
• Assurer la compatibilité mensuelle avec le logiciel de la KfW

Assistance et Secrétariat

• Assurer l'accueil des visiteurs, gestion du téléphone et de la réception
• Traduction en français et allemand
• Organiser des réceptions, séminaires et autres événements
• Appui logistique aux missions du siège de la KfW (réservations, etc.)
• Appui divers selon les besoins du bureau

Localisation

Ouagadougou, Burkina Faso