Responsable d'administration et de logistique

À propos de l'organisation

Depuis sa création en 1994, le Bureau international des droits des enfants (IBCR) œuvre pour l'établissement d'un environnement où les droits fondamentaux des enfants sont pleinement respectés et intégrés dans la vie quotidienne. L'organisation se concentre sur le renforcement des cadres judiciaires et des mécanismes de sauvegarde des enfants, tout en contribuant à l'évolution des mentalités et des pratiques sociétales concernant le statut des mineurs.

À propos du poste

En vue de soutenir son expansion, l'IBCR cherche à pourvoir ce rôle stratégique. Vous serez positionné au sein du bureau de Bamako, au Mali, et relèverez directement de la direction locale. Vous collaborerez étroitement avec les différents pôles thématiques ainsi qu'avec le siège montréalais. Vous serez le pilier opérationnel chargé de maintenir l'efficacité administrative et logistique du site malien, conformément aux normes et directives établies.

Vos responsabilités

Gestion administrative générale :

• Assurer les échanges administratifs avec les instances gouvernementales, organismes partenaires et personnel interne
• Vérifier la conformité du bureau avec les cadres réglementaires applicables (travail, immigration, droit du travail)
• Recevoir et orienter les visiteurs, traiter la correspondance entrante/sortante et fournir un appui administratif transversal
• Gérer les procédures de versements et coordonner avec les tiers assureurs

Organisation et conservation des documents :

• Respecter et appliquer les protocoles de classement documentaire (support physique et numérique)
• Contrôler le respect des délais de validité des baux et couvertures d'assurance, orchestrer leur renouvellement

Pilotage logistique :

• Piloter les acquisitions et procédures d'appels d'offres en adhérant aux processus IBCR
• Coordonner les services d'intendance (fournitures de bureau, interventions de maintenance, amélioration des espaces de travail)
• Assurer le suivi des conventions cadre avec les fournisseurs et gérer les cycles de renouvellement ou de fin de contrat
• Accompagner les équipes métier dans leurs besoins logistiques (organisation d'événements, indemnités journalières, déplacements)

Gestion du matériel et des moyens :

• Superviser le parc technologique (matériel informatique, systèmes de communication), effectuer les inventaires réguliers
• Coordonner l'utilisation et l'entretien de la flotte automobile, maintenir à jour les registres d'équipement

Conditions requises

La section détaillant les qualifications et l'expérience demandées n'a pas été complétée dans le document source.