Assistant(e) Administratif(ve)

Contexte

HORIZONT3000 est une organisation autrichienne de coopération au développement qui, en partenariat avec six organisations, réalise un programme de développement rural et de sécurité alimentaire au Sénégal. Ce programme couvre les régions de Thiès, Fatick, Kaolack, Kaffrine, Kolda et Ziguinchor.

Informations sur le poste

• Intitulé : Assistant(e) Administratif(ve)
• Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
• Lieu de travail : Bureau de Dakar
• Rattachement : Directeur Pays

Description générale

Rattaché(e) au Directeur Pays et basé(e) au bureau de Dakar, vous apporterez un soutien administratif et opérationnel aux activités de l'équipe sur place. En plus des tâches traditionnelles d'un(e) assistant(e) administratif(ve), vous aurez des responsabilités clés dans la gestion opérationnelle du bureau.

Responsabilités principales

• Assister le Directeur Pays dans ses activités quotidiennes
• Gérer le secrétariat : création et suivi de dossiers, agenda, traitement du courrier, accueil
• Prendre des notes en réunion et rédiger les procès-verbaux
• Préparer les rapports, courriers et notes du service
• Gérer les appels téléphoniques et les équipements (fax, imprimante, photocopieur)
• Traiter les courriers et les e-mails entrants
• Finaliser les contrats et la documentation (impression, copie, envoi)
• Organiser les réunions et ateliers (logistique, restauration, transport)
• Gérer la caisse manuelle (achats, recharges électricité, paiements factures)
• Enregistrer les écritures de caisse
• Gérer la Base de Données Fournisseurs Référencés (BDFR)
• Gérer les achats et suivre les passations de marchés
• Gérer les immobilisations du bureau (codification, mise à jour de l'inventaire)
• Exécuter toute autre tâche administrative du bureau selon les besoins