Assistant Administratif

À propos du poste

Topwork, via son IPM, recherche un Assistant administratif (H/F) motivé pour rejoindre son équipe basée à Dakar. Vous assurerez le suivi administratif, l'accueil et l'accompagnement des adhérents. Ce poste est au cœur des activités de gestion et de service aux assurés.

Attributions principales

• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous
• Trier, distribuer, affranchir et enregistrer le courrier, ainsi que gérer les messages électroniques
• Rédiger et mettre en forme les documents (conventions, demandes d'agrément, etc.), les faire suivre et les ranger
• Organiser les déplacements des membres de l'équipe ou du responsable
• Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer
• Prendre en charge les demandes des adhérents (mail, WhatsApp, appel téléphonique)
• Émettre les prises en charge
• Prendre rendez-vous au niveau des structures hospitalières à la demande des agents
• Ajouter les établissements et professionnels de santé agréés par l'IPM dans la base de données
• Mettre à jour la liste des adhérents
• Appeler les fournisseurs pour leur communiquer la disponibilité de leurs chèques
• Coordonner, si nécessaire, les tâches d'une équipe administrative

Profil recherché

• Minimum licence en Gestion, Administration ou équivalent
• 1 à 2 ans d'expérience
• Connaissances avancées en outils bureautiques
• Maîtrise des règles d'affranchissement du courrier
• Connaissance des modalités d'accueil
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, etc.)

Localisation

Dakar, Sénégal