Assistant(e) Administratif(ve)

À propos de l'organisation

HORIZONT3000 est une organisation autrichienne de la coopération au développement qui, en partenariat avec six organisations, réalise un programme de développement rural et de sécurité alimentaire au Sénégal dans les régions de Thiès, Fatick, Kaolack, Kaffrine, Kolda et Ziguinchor.

Informations générales du poste

• Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
• Lieu de travail : Bureau de Dakar
• Rattachement : Directeur Pays

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur Pays, l'Assistant(e) Administratif(ve) sera basé(e) au bureau de Dakar et apportera un soutien administratif et opérationnel aux activités de l'équipe sur place. Au-delà des tâches administratives traditionnelles, le/la candidat(e) aura des responsabilités étendues en matière de gestion opérationnelle et logistique.

Responsabilités et tâches

• Assister le Directeur Pays dans son travail quotidien
• Organiser et gérer le secrétariat : création et suivi de dossiers, gestion d'agenda, traitement du courrier, gestion de l'accueil, prise de notes pour les procès-verbaux de réunion
• Préparer les rapports, courriers et notes du service
• Gérer le service téléphonique et les appareils (fax, imprimante, photocopieur)
• Traiter le courrier (ouverture, distribution, traitement) et les e-mails
• Finaliser les contrats et le matériel (impression, copie, envoi)
• Organiser les réunions et ateliers (logistique, restauration, transport)
• Gérer la caisse manuelle (achats pause-café, recharges électricités, paiements de factures d'eau, etc.)
• Saisir le brouillard de caisse
• Gérer la Base de Données Fournisseurs Référenciés (BDFR)
• Gérer les achats et suivre les passations de marchés
• Gérer les immobilisations du bureau (codification, mise à jour liste d'immobilisations, inventaire)
• Participer à toute autre tâche administrative du bureau