Adjointe administrative ou Adjoint administratif

À propos du Bureau du Québec à Abidjan

Le Bureau du Québec à Abidjan (BQA) assure le rayonnement du Québec et la promotion de ses intérêts sur le territoire de la Côte d'Ivoire depuis 2017. Il maintient une présence gouvernementale permanente auprès du gouvernement de la Côte d'Ivoire et œuvre au développement de relations à long terme. Le BQA fait partie du réseau des représentations du Québec à l'étranger.

Détails du Poste

• Titre: Adjointe administrative ou Adjoint administratif
• Lieu de travail: Abidjan, Côte d'Ivoire
• Type de contrat: Contrat à durée déterminée d'un an avec possibilité de renouvellement
• Rapport hiérarchique: Représentante du Gouvernement du Québec en Côte d'Ivoire et Directrice du BQA

Description du Rôle

Vous agirez en tant qu'adjointe ou adjoint administratif et interlocuteur principal auprès de la directrice. Vous serez en charge des opérations administratives courantes, du suivi des transactions financières via le système administratif de gestion, de la gestion du parc informatique et téléphonique du Bureau, ainsi que de diverses tâches liées à la logistique, aux ressources humaines et aux ressources matérielles.

Responsabilités Principales

• Support à la directrice: gestion des correspondances, prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservation de voyages, préparation et suivi de documents administratifs
• Tâches administratives: contrôle et traitement des demandes de paiement, saisie des opérations dans le système de gestion, et veille au respect des procédures
• Suivi budgétaire: participation à la programmation budgétaire, contrôle des dépenses, production des documents techniques nécessaires et suivi mensuel de l'état budgétaire
• Ressources humaines: gestion de l'assiduité du personnel, suivi des dossiers RH, accueil des nouveaux employés et veille à la conformité des dossiers