Adjointe administrative ou adjoint administratif

À propos du Bureau du Québec à Abidjan

Le Bureau du Québec à Abidjan (BQA) assure le rayonnement du Québec et la promotion de ses intérêts sur le territoire de la Côte d'Ivoire depuis 2017. Il maintient une présence gouvernementale permanente auprès du gouvernement de la Côte d'Ivoire et travaille au développement de relations à long terme. Le BQA fait partie du réseau des représentations du Québec à l'étranger.

Informations sur le poste

• Localisation : Abidjan, Côte d'Ivoire
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée d'un an avec possibilité de renouvellement
• Supervision : Représentante du Gouvernement du Québec en Côte d'Ivoire et Directrice du BQA

Description des fonctions

Vous agirez en tant qu'adjointe ou adjoint administratif et interlocuteur principal auprès de la directrice. Vous serez responsable des opérations administratives courantes, du suivi des transactions financières, de la gestion du parc informatique et téléphonique du Bureau, ainsi que de diverses tâches liées à la logistique, aux ressources humaines et aux ressources matérielles.

Responsabilités principales

• Support à la directrice : gestion des correspondances, prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservation de voyages, préparation et suivi de documents administratifs
• Tâches administratives : contrôle et traitement des demandes de paiement, saisie des opérations dans le système de gestion, veille au respect des procédures
• Suivi budgétaire : participation à la programmation budgétaire, contrôle des dépenses, production des documents techniques nécessaires, suivi mensuel de l'état budgétaire
• Gestion des ressources humaines : gestion de l'assiduité du personnel, suivi des dossiers RH, accueil des nouveaux employés, veille à la conformité des dossiers