Assistante Administrative

À propos du poste

Discrète, présentable et organisée, l'Assistante Administrative joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des activités de l'entreprise. Elle assure la coordination administrative, la fluidité de la communication interne et externe ainsi que le soutien logistique nécessaire au bon fonctionnement des services.

Responsabilités

L'assistante administrative est chargée de :

• Assurer la gestion des tâches administratives courantes (courriers, e-mails, appels)
• Gérer les agendas, organiser les réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus
• Rédiger, classer et archiver les documents conformément au manuel de procédures
• Coordonner les activités avec les différents services
• Veiller au respect des délais définis dans le manuel de procédures
• Hiérarchiser les priorités en cas de forte charge de travail
• Garantir la confidentialité des informations sensibles
• Définir et appliquer des protocoles de gestion des documents confidentiels
• Assurer l'accueil des visiteurs
• Organiser les voyages et déplacements professionnels
• Élaborer des documents, rapports et présentations
• Veiller à l'exécution des plannings de maintenance clients et internes
• Mettre à jour les fiches du personnel
• Assurer le suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires
• Assurer le suivi des contrats du personnel et des prestataires
• Effectuer les relances et veiller au respect des procédures internes et des protocoles des partenaires
• Gérer la téléphonie mobile et la messagerie électronique
• Veiller au respect strict du manuel de procédures

Qualifications et exigences

• Titulaire d'un Bac +3 en Secrétariat de Direction ou domaine équivalent
• Justifier d'au moins 3 ans d'expérience

Localisation

Ouagadougou, Burkina Faso