Assistante Executive Bilingue (Français-Anglais Courant)

À propos de FADOX GROUP

En pleine croissance, FADOX GROUP recrute une Assistante Executive bilingue pour renforcer son équipe à Abidjan-Cocody, Côte d'Ivoire.

Missions principales

Vous assurerez l'appui opérationnel du bureau en contribuant à la bonne organisation administrative, organisationnelle et logistique. Vous optimiserez la coordination interne et collaborerez avec la Direction des Affaires et Relations Publiques au déploiement des actions de communication.

Responsabilités - Support à la Direction

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques ainsi que l'accueil physique des partenaires, clients et visiteurs
• Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants (physiques et électroniques)
• Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous (réunions en ligne, réunions au siège ou à l'extérieur)
• Assurer la planification et la gestion des agendas des membres de la Direction
• Organiser et coordonner les déplacements et voyages professionnels du personnel (réservations, logistique, documents)
• Mettre à jour et administrer l'annuaire interne et externe de l'entreprise
• Assurer la mise en forme et la relecture des documents administratifs et institutionnels
• Contribuer à la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et relevés de conclusions de réunions
• Contribuer à la gestion du Secrétariat général

Responsabilités - Office Management

• Assurer l'organisation du cadre de travail et le suivi des besoins opérationnels du bureau (fournitures, équipements, prestataires, maintenance)
• Coordonner la logistique interne (réunions, événements, accueil, organisation des espaces de travail)
• Contribuer au suivi des questions d'hygiène, de santé et de sécurité sur les lieux de travail, en lien avec les responsables concernés
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures internes (administratives, organisationnelles, HSE)
• Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs