Office Manager / Assistante Executive Bilingue

À propos du poste

FADOX GROUP recrute un(e) Office Manager / Assistante Executive bilingue (français - anglais courant) pour un rôle stratégique basé à Abidjan. Ce poste combine des responsabilités d'assistance exécutive et de gestion administrative pour optimiser le fonctionnement opérationnel du bureau.

Attributions principales

Assurer l'appui opérationnel en contribuant à la bonne organisation administrative, organisationnelle et logistique du bureau, afin d'optimiser la coordination interne et, en lien avec la Direction des Affaires et Relations Publiques, au déploiement des actions de communication.

Responsabilités - Support à la Direction

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques ainsi que l'accueil physique des partenaires, clients et visiteurs
• Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants (physiques et électroniques)
• Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous (réunions en ligne, réunions au siège ou à l'extérieur)
• Assurer la planification et la gestion des agendas des membres de la Direction
• Organiser et coordonner les déplacements et voyages professionnels du personnel (réservations, logistique, documents)
• Mettre à jour et administrer l'annuaire interne et externe de l'entreprise
• Assurer la mise en forme et la relecture des documents administratifs et institutionnels
• Contribuer à la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et relevés de conclusions de réunions
• Contribuer à la gestion du Secrétariat général

Responsabilités - Organisation et Fonctionnement du Bureau

• Assurer l'organisation du cadre de travail et le suivi des besoins opérationnels du bureau (fournitures, équipements, prestataires, maintenance)
• Coordonner la logistique interne (réunions, événements, accueil, organisation des espaces de travail)
• Contribuer au suivi des questions d'hygiène, de santé et de sécurité sur les lieux de travail, en lien avec les responsables concernés
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures internes (administratives, organisationnelles, HSE)
• Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs