Office Manager / Assistante Exécutive Bilingue

À propos du poste

FADOX GROUP recrute un(e) Office Manager / Assistante Exécutive bilingue pour un rôle stratégique au sein de l'organisation. Ce poste combine le support administratif à la Direction avec la gestion opérationnelle globale du bureau.

Responsabilités - Support Exécutif

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques ainsi que l'accueil physique des partenaires, clients et visiteurs
• Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants (physiques et électroniques)
• Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous (réunions en ligne, réunions au siège ou en déplacement)
• Assurer la planification et la gestion des agendas des membres de la Direction
• Organiser et coordonner les déplacements et voyages professionnels (réservations, logistique, documents)
• Mettre à jour et administrer l'annuaire interne et externe de l'entreprise
• Assurer la mise en forme et la relecture des documents administratifs et institutionnels
• Contribuer à la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et relevés de conclusions de réunions
• Contribuer à la gestion du Secrétariat général

Responsabilités - Office Management

• Assurer l'organisation du cadre de travail et le suivi des besoins opérationnels du bureau (fournitures, équipements, prestataires, maintenance)
• Coordonner la logistique interne (réunions, événements, accueil, organisation des espaces de travail)
• Contribuer au suivi des questions d'hygiène, de santé et de sécurité sur les lieux de travail, en lien avec les responsables concernés
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures internes (administratives, organisationnelles, HSE)
• Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs

Appui Opérationnel et Communication

Contribuer à la bonne organisation administrative, organisationnelle et logistique du bureau, afin d'optimiser la coordination interne et, en lien avec la Direction des Affaires et Relations Publiques, au déploiement des actions de communication.

Compétences Requises

• Maîtrise courante du français et de l'anglais (obligatoire)

Localisation

Abidjan, Côte d'Ivoire