Secrétaire-Réceptionniste

À propos de l'offre

AURE RH Sarl, membre du groupe AREKO, propose une opportunité au sein de ses équipes. Nous cherchons un professionnel qualifié pour un poste de Secrétaire-Réceptionniste basé à Douala, au Cameroun. Ce rôle est destiné à soutenir le développement de l'entreprise en assurant l'interface administrative et relationnelle avec l'environnement externe.

Description du poste

En tant que Secrétaire-Réceptionniste, vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion administrative courante, ainsi que de la circulation fluide des informations au sein de l'organisation. Vous contribuerez au bon fonctionnement administratif global de l'entreprise.

Principales responsabilités

Accueil et réception

• Recevoir, diriger et informer les visiteurs, clients et fournisseurs de manière professionnelle
• Représenter positivement l'image de l'entreprise auprès des tiers
• Planifier et gérer les rendez-vous ainsi que les agendas des cadres
• Assurer la traçabilité des entrées et sorties des visiteurs
• Informer les collaborateurs concernés de l'arrivée de leurs contacts externes

Gestion du standard téléphonique

• Traiter les appels entrants avec professionnalisme
• Comprendre et qualifier les demandes des interlocuteurs
• Enregistrer et transmettre les messages avec exactitude
• Effectuer les appels sortants selon les instructions de la hiérarchie

Secrétariat administratif

• Produire, saisir informatiquement et organiser la mise en forme des documents administratifs
• Classer et ranger les papiers selon les procédures établies
• Traiter la correspondance entrante et sortante
• Gérer l'archivage physique et électronique des dossiers
• Constituer et préparer les dossiers administratifs demandés
• Gérer le stock de fournitures de bureau et créer les demandes de réapprovisionnement
• Monitorer et assurer le suivi des documents administratifs de l'organisation

Gestion documentaire

• Recevoir, enregistrer et distribuer les courriers
• Protéger la confidentialité des informations sensibles et documents classifiés
• Mettre à jour les bases de données administratives
• Maintenir une bonne conservation et un accès organisé aux archives

Organisation et assistance

• Préparer les réunions : convocations, préparation des salles, documents nécessaires et compte-rendus
• Organiser les déplacements professionnels si demandé
• Assister les responsables dans diverses tâches administratives
• Participer à la planification et à l'organisation des événements et activités internes

Contexte

Ce recrutement s'effectue pour l'un des clients d'AURE RH, opérant dans le secteur logistique.