Secrétaire Administrative et Support Opérationnel

À propos de l'organisation

L'Observatoire National de l'Emploi et de la Formation, basé à Ouagadougou au Burkina Faso, recrute une secrétaire pour accompagner sa croissance et renforcer son service administratif et de production.

Objectif du poste

Assurer la gestion administrative quotidienne et le support opérationnel en effectuant la saisie et la préparation de documents, l'impression, la reliure, la photocopie et le scan. Le titulaire garantira également la bonne tenue de la mini-caisse, réalisera les transferts d'argent mobile et contribuera au suivi des clients et à la qualité du service.

Responsabilités principales

Saisie et gestion documentaire

• Saisir, mettre en forme et relire les documents fournis par les clients ou les équipes (devis, bons de commande, factures, courriers, rapports)
• Assurer le classement, l'archivage et la numérisation (scan) des documents administratifs et commerciaux
• Tenir à jour les bases de données clients et les dossiers de commandes

Opérations d'impression et de finition

• Lancer et superviser les impressions sur les équipements disponibles selon les spécifications (formats, résolutions, couleurs)
• Effectuer ou assister aux opérations de reliure, agrafage, pliage et façonnage des documents lorsque nécessaire
• Assurer la préparation et la remise des commandes imprimées aux clients

Photocopie, scan et traitement des documents

• Réaliser les photocopies, scans et envois électroniques des documents demandés
• Garantir la qualité et la confidentialité des documents copiés ou numérisés

Gestion de la mini-caisse et transferts d'argent mobile

• Assurer la gestion quotidienne de la mini-caisse
• Effectuer les transferts d'argent mobile selon les procédures établies