Secrétaire Administrative et Opérationnelle

À propos de l'organisation

L'Observatoire National de l'Emploi et de la Formation recrute une secrétaire pour renforcer son service administratif et opérationnel. Vous rejoindrez une équipe basée à Ouagadougou et contribuerez au développement des services offerts.

Objectif du poste

Assurer la gestion administrative quotidienne et le support opérationnel en garantissant la bonne organisation des documents, la qualité des services et la gestion des ressources. Vous serez responsable de la saisie documentaire, du support aux activités d'impression et de finition, ainsi que de la gestion de la mini-caisse et des transferts d'argent mobile.

Responsabilités principales

Saisie et gestion documentaire

• Saisir, mettre en forme et relire les documents fournis par les clients ou les équipes (devis, bons de commande, factures, courriers, rapports)
• Assurer le classement, l'archivage et la numérisation (scan) des documents administratifs et commerciaux
• Tenir à jour les bases de données clients et les dossiers de commandes

Opérations d'impression et de finition

• Lancer et superviser les impressions selon les spécifications (formats, résolutions, couleurs)
• Effectuer ou assister aux opérations de reliure, agrafage, pliage et façonnage des documents lorsque nécessaire
• Assurer la préparation et la remise des commandes imprimées aux clients

Photocopie, scan et traitement des documents

• Réaliser les photocopies, scans et envois électroniques des documents demandés
• Garantir la qualité et la confidentialité des documents copiés ou numérisés

Gestion de la mini-caisse et transferts d'argent mobile

• Assurer la gestion quotidienne de la mini-caisse
• Effectuer les transferts d'argent mobile en toute sécurité
• Contribuer au suivi des clients et à la qualité du service

Localisation

Ouagadougou, Burkina Faso